Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Clickfone Technologies S.L., Ronda del General Mitre, 181, Sarrià-Sant Gervasi, 08023 Barcelona E-Mail: datenschutz@clickfone.de Website: www.clickfone.de
2. Datenschutzbeauftragter
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, haben wir einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie können diesen unter folgender Adresse erreichen: Adrian Duske – clickfone.de – Ronda del General Mitre, 181, Sarrià-Sant Gervasi, 08023 Barcelona E-Mail: datenschutz@clickfone.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
3.1 Umfang der Verarbeitung Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften erlaubt ist. 3.2 Rechtsgrundlagen Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. 3.3 Datenlöschung und Speicherdauer Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde.
4. Bereitstellung der Website und Logfiles
4.1 Beschreibung und Umfang Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden dabei erhoben: • IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert) • Datum und Uhrzeit des Zugriffs • Referrer-URL • Aufgerufene Seiten • Verwendeter Browser und Betriebssystem • Übertragene Datenmenge und Abrufstatus 4.2 Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit unserer Website. 4.3 Speicherdauer Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
5. KI-gestützte Sprachagenten und Gesprächsverarbeitung
5.1 Beschreibung clickfone stellt KI-gestützte Sprachagenten bereit, die Telefongespräche automatisiert entgegennehmen, führen und verarbeiten. Verarbeitet werden: • Sprachaufnahmen und Transkripte von Telefonaten • Anrufmetadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Rufnummern) • Im Gespräch übermittelte Informationen (Name, Anliegen, Kontaktdaten) • Sentiment- und Qualitätsauswertungen • Vom Nutzer erstellte Agenten-Konfigurationen und Prompts 5.2 Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) gegenüber unseren Geschäftskunden sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) der an Gesprächen teilnehmenden Personen. 5.3 Hinweispflicht bei Gesprächsaufzeichnung Sofern Gespräche aufgezeichnet werden, sind Gesprächspartner vorab in geeigneter Weise hierüber zu informieren. clickfone stellt entsprechende Konfigurationsmöglichkeiten bereit. Unsere Kunden tragen die Verantwortung für die rechtmäßige Umsetzung der Hinweispflicht. 5.4 Aufbewahrung von Gesprächsdaten Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte werden standardmäßig für 30 Tage gespeichert. Für Business- und Enterprise-Tarife kann die Speicherdauer individuell konfiguriert werden, sofern dies datenschutzrechtlich zulässig ist. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht.
6. Auftragsverarbeitung
clickfone verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag seiner Geschäftskunden (Auftraggeber). In diesem Verhältnis handelt clickfone als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit jedem Geschäftskunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen. Verantwortlich für die datenschutzkonforme Nutzung des clickfone-Dienstes gegenüber den Endnutzern (Anrufern) ist der jeweilige Auftraggeber.
7. Kontakt und Anfragen
7.1 Beschreibung Bei der Kontaktaufnahme (E-Mail, Kontaktformular oder Telefon) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. 7.2 Verarbeitete Daten • Name und Vorname • E-Mail-Adresse • Betreff und Nachrichteninhalt • Zeitpunkt der Kontaktaufnahme • Ggf. Unternehmen und Telefonnummer 7.3 Rechtsgrundlage und Speicherdauer Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
8. Registrierung und Nutzerkonto
Zur Nutzung der clickfone-Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Erhoben werden: • E-Mail-Adresse • Passwort (verschlüsselt gespeichert) • Name und ggf. Unternehmensname • Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen • Zeitpunkt der Registrierung Die Daten werden zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Kontodaten werden nach Kündigung und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.
9. Zahlungsabwicklung
Zahlungsdaten werden ausschließlich über zertifizierte Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe) verarbeitet. clickfone speichert keine vollständigen Kreditkartennummern oder Bankverbindungen. Transaktionsdaten werden gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gespeichert.
10. Einsatz von Cookies und Tracking
10.1 Technisch notwendige Cookies Unsere Website verwendet Cookies, die für den technischen Betrieb unbedingt erforderlich sind (Session-Cookies, Authentifizierungs-Tokens). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 10.2 Analyse und Marketing Für Analyse- und Marketingzwecke setzen wir weitere Cookies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
11. Clickfone-App (iOS und Android)
11.1 Konto und Anmeldung Für die Nutzung der App melden Sie sich mit Ihrem Clickfone-Konto an, per E-Mail und Passwort oder über Apple, Google oder Microsoft. Dabei verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name und Ihre Konto-ID. In der App sehen Sie die Agenten, Anrufe und Transkripte Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können Ihr Konto jederzeit direkt in der App löschen. 11.2 Mikrofon und Testgespräche Die App greift nur während eines von Ihnen gestarteten Testgesprächs auf das Mikrofon zu. Ihre Sprache wird dabei an unseren Anbieter für Sprach-KI übertragen, das Gespräch wird wie in Abschnitt 5 beschrieben verarbeitet und mit Transkript in der Anrufhistorie gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 11.3 Push-Benachrichtigungen Wenn Sie Benachrichtigungen erlauben, verarbeiten wir einen Geräte-Token, die Plattform und die App-Sprache. Der Versand läuft über Firebase Cloud Messaging (Google) und die Push-Dienste von Apple. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts oder der App abschalten. 11.4 Nutzungsanalyse mit Google Analytics für Firebase Nur wenn Sie in der App zustimmen, nutzen wir Google Analytics für Firebase der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Verarbeitet werden genutzte Bildschirme und Funktionen, verknüpft mit Ihrer Konto-ID und einer App-Instanz-ID, sowie der ungefähre Standort (Land oder Region), den Google aus der IP-Adresse ableitet. Gesprächsinhalte, Namen und Telefonnummern werden nicht übermittelt. Die Daten werden nicht für Werbung genutzt, eine Werbe-ID wird nicht erhoben. Eine Übermittlung in die USA ist möglich (siehe Abschnitt 13). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit in der App unter Einstellungen › Nutzungsanalyse widerrufen.
12. Subunternehmer und Drittanbieter
clickfone setzt für die Erbringung seiner Leistungen folgende Kategorien von Subunternehmern ein: • Cloud-Infrastruktur und Hosting (EU/EWR-Rechenzentren) • KI- und Sprachmodell-Anbieter (Large Language Models) • Telefonie- und VoIP-Dienstleister • Zahlungsabwicklung • E-Mail-Versand und CRM Mit allen Subunternehmern wurden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine aktuelle Liste kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
13. Datenübermittlung in Drittländer
Sofern Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, stellen wir ein angemessenes Schutzniveau sicher durch: • Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission • EU-Standardvertragsklauseln (SCC) • Binding Corporate Rules oder sonstige geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO
14. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben folgende Rechte: • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Zur Ausübung Ihrer Rechte: datenschutz@clickfone.de Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
15. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um Ihre Daten zu schützen: • Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL) • Verschlüsselung gespeicherter Daten (Encryption at Rest) • Zugriffskontrolle und Rollenmanagement (RBAC) • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests • Ausfallsicherheit durch redundante Infrastruktur (EU-Rechenzentren) • Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechend zu halten oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Der aktuelle Stand ist am Ende dieses Dokuments angegeben.
17. Kontakt für Datenschutzanfragen
Clickfone Technologies S.L. – Datenschutz E-Mail: datenschutz@clickfone.de Post: Ronda del General Mitre, 181, Sarrià-Sant Gervasi, 08023 Barcelona, Spain Stand: 04.11.2026
