Wie ist Clickfone DSGVO-konform?

Wo werden meine Daten verarbeitet?

Sämtliche personenbezogenen Daten — Audio-Aufnahmen, Transkripte, Telefonnummern, Webhook-Payloads — werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet. Server-Standort: AWS Frankfurt (eu-central-1).

Wo möglich, nutzen wir EU-Konfigurationen unserer Subprozessoren:

• Twilio für Telefonie — EU-Region (Ireland)
• OpenAI für Sprachmodelle — EU-Project mit Zero Data Retention
• ElevenLabs für Stimmen — Enterprise-Vertrag mit EU-Verarbeitung
• AWS für Hosting — Frankfurt-Region, keine US-Verarbeitung

Es findet kein Drittlandtransfer in die USA oder andere Nicht-EU-Länder statt, der über die geprüften EU-Subprozessor-Konfigurationen hinausginge.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Sobald du Clickfone produktiv einsetzt, schließen wir mit dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag regelt:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten
• Kategorien betroffener Personen (deine Anrufer)
• Pflichten und Rechte als Verantwortlicher
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Liste der Subprozessoren mit aktuellen Standorten

Den AVV bekommst du als PDF zur Unterzeichnung. Auf Wunsch auch mit deinen individuellen Anpassungen (gegen Aufpreis bei umfangreichen Sonderwünschen).

Welche Daten werden gespeichert?

Pro Anruf speichern wir:

Die Speicherdauer lässt sich pro Agent im Tab „Einstellungen" anpassen — von 1 Tag bis zu unbegrenzt (Business / Enterprise).

Löschprozesse

Daten werden in drei Fällen automatisch gelöscht:

1. Nach Ablauf der Speicherdauer — automatisierter Job läuft täglich.
2. Auf Anrufer-Anfrage — du leitest die Anfrage an uns weiter, wir löschen innerhalb von 7 Tagen.
3. Bei Vertragsende — komplette Daten innerhalb von 30 Tagen, mit schriftlicher Löschbestätigung.

Backups werden separat verwaltet und nach maximal 90 Tagen gelöscht. Eine Wiederherstellung gelöschter Daten ist nach Ablauf nicht mehr möglich.

Anruferinformation (Pflicht)

Jeder Anrufer muss vor dem Gesprächsbeginn informiert werden, dass er mit einem KI-Agenten spricht und dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Das ist gesetzlich vorgeschrieben.

Du hast zwei Optionen:

Option 1: Begrüßung des Agents

Im System-Prompt formulierst du die Begrüßung so, dass sie den Hinweis enthält:

Option 2: Vorab-Ansage

Eine kurze Standard-Ansage vor dem Agent. Im Tab „Einstellungen" → „Anruferinformation" aktivieren.

Cookie-Banner und Widget

Das Web-Widget setzt einen funktionalen Cookie und überträgt Audio-Daten an unsere EU-Server. Beides braucht eine wirksame Einwilligung deines Website-Besuchers im Cookie-Banner.

Wir empfehlen, Clickfone in deinem Cookie-Tool als „Funktionaler Cookie" oder „Service" einzutragen. Konkrete Konfiguration für gängige Cookie-Tools findest du im Artikel Widget einbinden — DSGVO-Cookie-Banner.

Was du bekommst

Für deine eigene DSGVO-Dokumentation stellen wir auf Anfrage zur Verfügung:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als PDF
• Liste der aktuellen Subprozessoren mit Standorten
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Verarbeitungsverzeichnis-Bausteine für Art. 30 DSGVO
• Mustertext für deine Datenschutzerklärung (Widget-bezogen)
• Transfer Impact Assessment (TIA) auf Anfrage

Anfrage einfach an datenschutz@clickfone.de — Antwort innerhalb von zwei Werktagen.